К концу этого года все ведомства и департаменты администрации города должны перейти на электронный документооборот, однако этому мешает «старый автопарк компьютеров», неумение служащих работать в системе СЭДД и «психологический фактор».
Сегодня на аппаратном совещании в мэрии Омска обсуждалась проблема перехода на электронный документооборот. Выяснилось, что в 2012 году администрацию Омска буквально завалило документами - годовой оборот бумаг составил 2 млн. единиц, при этом учитывались входящие и исходящие документы (обращения граждан, ответы на них, переписка между департаментами).
По словам заместителя мэра Омска и управляющего делами администрации города Алексея Меньшова, к концу года число бумажных документов должно сократиться до 30% от всего документооборота. Однако, переходу на электронные документы, как выяснилось после вопросов мэра Вячеслава Двораковского к Меньшову, мешает ряд факторов.
- После аудита всей техники мы отметили, что более 50% компьютеров в администрации и 70% - в администрациях округов нуждается в замене. Но сейчас на модернизацию в таком объеме нет денег, - отметил Меньшов.
Также, по его словам, пока законодательство на федеральном уровне не определило статус электронного документа, во многих ведомствах принимают только оригинал с синей печатью и подписью. Электронный документ юридической силы не имеет. Меньшов при этом заметил, что часто при работе с электронными документами имеет место быть «психологический фактор».
Вероятно, чиновник имел в виду привычку его коллег доверять бумажным документам. Директор департамента финансов и контроля Инна Парыгина предположила, что на процесс перехода на электронные документы влияет и то, что «еще не все сотрудники администрации умеют работать в программе СЭДД» (Система Электронного Документооборота и Делопроизводства). Поэтому для чиновников мэрии организуют повторное обучение и проведут мастер-классы. При обсуждении вопросов один из чиновников администрации отметил, что переходу на электронные документы может мешать и «размытый функционал между департаментами».
- Одна бумага может гулять между департаментами, и те будут друг другу перенаправлять, все зависит от правильно составленной резолюции, вот вам и объем документооборота. Кроме того, причиной роста объема документов может являться и предвыборная ситуация - возросла активность жителей, выросло число обращений, - отметил чиновник.
Мэр Двораковский на это замечание подчиненного ответил сухо, что «размытый функционал это, мягко говоря, недостаток любой организации, каждый должен знать свои функции и зону своей ответственности».
- Мы должны подумать, как совершенствовать нашу управленческую систему, - подытожил мэр. В конце первого квартала этого года между министерством промышленности транспорта и связи и администрацией города будет подписано соглашение о предоставлении электронных подписей. С этого времени в администрации области и города должен начаться активный переход на электронный документооборот.
Ирина Акишева
